Vacature Bestuurssecretaresse bij Jeugdstem en Zorgstem (28 - 32 uur)

• Voor 28 -32 uur per week (uren in overleg, vrijdag vrij)
• Startdatum: zo snel mogelijk
• Standplaats: Amsterdam, hybride
• Periode: voor één jaar met intentie tot verlenging bij goed functioneren

Wat ga je doen als Bestuurssecretaresse bij Jeugdstem en Zorgstem?

Voor de bestuurder van beide stichtingen zijn we op zoek naar een nieuwe rechterhand omdat de huidige secretaresse doorstroomt naar een andere functie in de organisatie. Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris. Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van de agenda van de bestuurder en het plannen van afspraken. Je bent de drijvende kracht achter de overleggen van het MT die de bestuurder voorzit: vanaf de voorbereiding tot aan het notuleren van de vergaderingen. Je wordt betrokken bij diverse projecten waar de bestuurder aan deelneemt waarbij jouw ondersteuning cruciaal is voor de succesvolle uitvoer. Daarnaast zet je jouw organisatorische talenten in bij het coördineren en verzorgen van diverse bijeenkomsten.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Eerste aanspreekpunt van bestuur: je staat interne collega’s en externe organisaties te woord met vragen.
• Agendabeheer: je bent verantwoordelijk voor het beheren van de agenda van de bestuurder.
• Organiseren: je organiseert en coördineert diverse afspraken en bijeenkomsten, bereidt diverse vergaderingen voor en zorgt voor een correcte aanlevering van de diverse documenten hiervoor.
• Notuleren: je maakt notulen van de vergaderingen en zorgt mede voor opvolging van de gemaakte afspraken.
• Correspondentie: je voert zelfstandig correspondentie met verschillende stakeholders.
• Administratieve ontwikkeling: je denkt actief mee over het efficiënter en effectiever invoeren van (administratieve) processen.

Jouw profiel

Je houdt ervan proactief bezig te zijn en bent een goed georganiseerde professional. Je behoudt altijd het overzicht en weet moeiteloos prioriteiten te stellen. Tevens kan je integer met vertrouwelijke informatie omgaan en je bent dienstverlenend. Dankzij jouw uitstekende communicatievaardigheden blink je uit in het onderhouden van contacten op verschillende niveaus. Je zou jezelf omschrijven als professioneel, ondernemend, klantvriendelijk en respectvol.

Specifieke functiekenmerken en vaardigheden

• Accuratesse voor het foutloos en efficiënt verwerken van informatie
• Toont initiatief en is klant- en resultaatgericht
• Mondeling en schriftelijk uitdrukkingsvaardig
• Flexibele werkhouding gericht op service en zorgvuldigheid
• Gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen
• Overtuigingskracht bij het ondersteunen
• Affiniteit met administratieve werkzaamheden.

Wat breng je mee?

• Minimaal MBO niveau 4 werk- en denkniveau in een secretariële richting of vergelijkbaar
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële functie
• Kennis van begrippen en inzicht in processen op bestuurlijk niveau
• Goed overweg kunnen met Microsoft 365.

Ons aanbod

Werken bij betekenisvolle organisaties, veel afwisseling en werken met leuke en betrokken collega’s. Jouw standplaats is vanuit Amsterdam en verder kan je ook in overleg op afstand werken. Werken binnen Jeugdstem en Zorgstem betekent dat je een bijdrage levert aan diensten die noodzakelijk zijn binnen onze maatschappij. De arbeidsvoorwaarden zijn daarop afgestemd en conform CAO Jeugdzorg:

• Inschaling conform schaal 6 CAO Jeugdzorg. Maximaal € 3.549,15 bruto op basis van 36 uur per maand, afhankelijk van opleiding en werkervaring;
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantiegeld van 8% per jaar;
• Tegemoetkoming reiskosten woon-/werkverkeer;
• Een persoonlijk opleidingsbudget;
• Keuzevrijheid om deels thuis te werken;
• Onbeperkt toegang tot online cursussen via GoodHabitz;
• Een vaste thuiswerkvergoeding van 3,05 euro netto per dag;
• Voor overige arbeidsvoorwaarden zie CAO Jeugdzorg;
• Indiensttreding onder voorwaarde van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Over de organisatie

De organisatie bestaat uit twee stichtingen: Stichting Jeugdstem en Stichting Zorgstem. Voor de Bestuurder van beide stichtingen zijn wij op zoek naar een Bestuurssecretaresse.

Stichting Jeugdstem

De missie van Jeugdstem is om de stem van kinderen, jongeren, ouders en pleegouders duidelijk te laten doorklinken in de jeugdzorg. Iedereen die te maken krijgt met jeugdzorg en daar vragen over heeft, kan bij ons terecht voor informatie, advies of ondersteuning. De vertrouwenspersonen van Jeugdstem weten alles over de Jeugdwet en de rechtspositie van kinderen, jongeren en hun (pleeg)ouders. Zij luisteren, denken in oplossingen en geven advies over de te nemen stappen. Daarnaast bieden ze ondersteuning bij het indienen van een klacht. Jeugdstem is volledig onafhankelijk en doet haar werk in opdracht van het ministerie van VWS. Meer weten over ons werk? Ga naar Jeugdstem.nl.

Stichting Zorgstem

Stichting Zorgstem is opgericht om de cliëntenvertrouwenspersoon Wzd te verzorgen. De Wet zorg en dwang (Wzd) is sinds 1 januari 2020 van kracht. Deze wet regelt de rechtsbescherming van cliënten met regieproblematiek die met onvrijwillige zorg en/of onvrijwillige opname te maken hebben. Essentieel onderdeel van de Wzd is dat alle cliënten die in deze wet genoemd worden en hun vertegenwoordigers recht hebben op onafhankelijke, partijdige en gratis ondersteuning van een cliëntenvertrouwenspersoon Wzd. Meer weten over ons werk? Ga naar Zorgstem.nl. In totaal werken bij Jeugdstem en Zorgstem circa 150 toegewijde collega’s vanuit regiokantoren in Amsterdam, Almere, Utrecht, Deventer, Rotterdam en Sittard en vanuit huis.

Ben je enthousiast?

• Stuur je motivatiebrief en cv naar: sollicitatie@jeugdstem.nl; We kijken uit naar je reactie!
• Informatie over deze vacature kun je inwinnen bij Astrid Scheper, HR Manager a.i. (06-25644892) of mail naar a.scheper@jeugdstem.nl;
• Informatie over onze organisaties vind je op www.jeugdstem.nl en www.zorgstem.nl;

Sollicitatieprocedure

• Stuur je motivatiebrief en cv vóór 15 mei naar: sollicitatie@jeugdstem.nl;
• Zonder motivatiebrief wordt de sollicitatie niet in behandeling genomen;

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.